الأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات

    سكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات

    الإدارة العامة لشؤون الجلسات

* الارتباط التنظيمي  :-

ترتبط بالأمين العام .

* الـهدف العام  :-

        الإشراف على التهيئة لجلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة وتوفير متطلباتها وتوثيقها .

*  الـمـهـمـات :-

1- الإشراف على سير العمل في الإدارات المرتبطة بها ومتابعته ، والتنسيق بينها .

2- أعداد مشروعات جداول أعمال جلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة، وتجهيز مرفقاتها وما يرتبط بها.

3- توثيق المعاملات الفنية للمجلس، وتنظيم تداولها وحفظها.

4- الإشتراك في إعداد الدراسات الخاصة بقواعد عمل المجلس ولجانه وغيرها من المشروعات ذات العلاقة بعمل الإدارة.

5- الإشراف على إعداد خطة سنوية لنشاطات الامانة العامة المساعدة والوحدات المرتبطة بها.

6- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الامانة المساعدة والإدارات التابعة لها.

7- أي مهمات أخرى تكلف بها الأمانة العامة في مجال اختصاصها.

    سكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات

* الارتباط التنظيمي  :-

ترتبط بالأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات.

* الـهدف العام  :-

        توفير الخدمات والأعمال التنسيقية والمكتبية للأمين العام المساعد .

*  الـمـهـمـات :-

1- تحرير الخطابات والمذكرات والتقارير الخاصة بالأمين العام المساعد ، ومتابعة نسخها، وإجراءات تصديرها .

2- تسلم المراسلات والمعاملات الموجهة إلى الأمين المساعد وعرضها عليه وتنفيذ توجيهاته بشأنها .

3- استقبال الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها حسب توجيهاته .

4- التأكد من المعاملات الواردة قبل عرضها على الأمين العام المساعد ، من حيث اكتمال مرفقاتها .

5- تنظيم مواعيد الأمين العام المساعد واجتماعاته ومقابلاته وترتيبها .

6- تنظيم المراسلات الخاصة بالمكتب وحفظ نسخ لما يتطلب الأمر حفظه منها بالطريقة التي يسهل معها استرجعها والاستفادة منها وفق الخطط المعمول بها في أجهزة المجلس .

7- إعداد تقرير سنوي عن أعمال المكتب، وأنشطته ومقترحات تطويره.

8- أي مهمات أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه . 

    الإدارة العامة لشؤون الجلسات

* الارتباط التنظيمي  :-

ترتبط بالأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات.

* الـهدف العام  :-

        التهيئة لجلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة وتوفير متطلباتها وتوثيقها .

*  الـمـهـمـات :-

1- الاشراف على إعداد محاضر جلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة ومشروعات قرارتها .

2- الاشراف على إعداد مشروعات جداول أعمال جلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة، وتجهيز مرفقاتها وما يرتبط بها.

3- الإشراف على توفير الوسائل السمعية والبصرية اللازمة لعمل المجلس وأجهزته وتشغيلها، وكذا أجهزة تصوير الأوراق ومايرتبط بها.

4- توثيق المعاملات الفنية للمجلس، وتنظيم تداولها وحفظها.

5- التنسيق مع الإدارات المعنية في مجال الأعمال امتعلقة بها.

6- أي مهمات أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.