إدارة تنظيم الجلسات والاجتماعات

* الارتباط التنظيمي  :-

        ترتبط بالادارة العامة لشؤون الجلسات.

* الـهدف العام  :-

تهيئة الجلسات والاجتماعات وتوفير متطلباتها وتنظيمها .

*  الـمـهـمـات :-

1- إبلاغ الأعضاء بمواعيد جلسات المجلس والهيئة العامة، وتزويدهم بنسخ من جداول الأعمال والتقارير والدراسات، وأي وثائق أخرى يلزم توزيعها عليهم.

2- تهيئة قاعة جلسات المجلس والهيئة العامة وتجهيزها بكل ما تحتاجه من مستلزمات.

3- إعداد الدعوات لمنسوبي الأجهزة المختصة لحضور مناقشات المجلس للموضوعات المتعلقة بهذه الجهات والتنسيق في ذلك مع الإدارات ذات العلاقة في المجلس.

4- تهيئة القاعات بكل ما تحتاجه من مستلزمات لجميع الاجتماعات التي تعقد في المجلس بالتنسيق مع الإدارات ذا ت العلاقة.

5- متابعة توفير المعلومات اللازمة عن جدول أعمال الجلسة في نظام التصويت داخل القاعة.

6- إعداد ما يلزم من بيانات بشأن حضور الأعضاء لجلسات المجلس.

7- تسلم التوصيات الإضافية ، وتوزيعها على أعضاء المجلس، ورصد ما تم بشأنها.

8- القيام بالأعمال المساندة أثناء جلسات المجلس داخل قاعة الجلسة.

9- إعداد خطة سنوية لنشاطات  الإدارة.

10- التنسيق من خلال الإدارة العامة مع إدارات المجلس ذات العلاقة بأعمال الإدارة . 

11- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارة، وأنشطتها ومقترحات تطويرها .

12- أي مهمات أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها.