الأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجان

      سكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجان

* الارتباط التنظيمي  :-

ترتبط بالأمين العام

* الـهدف العام  :-

الإشراف على تهيئة اجتماعات لجان المجلس المتخصصة والخاصة والمشتركة وتوفير الخدمات الإدارية والفنية والأعمال التنسيقية التي تحتاج إليها.

*  الـمـهـمـات :-

1- الإشراف على إدارات أعمال اللجان وموظفي الأمانة المساعدة والتنسيق بينهم، ومتابعتهم لتأكد من سلامة أدائهم لمهماتهم، والعمل على تطوير أدائهم.

2- القيام بالإجراءات الإدارية لتكوين السنوي للجان المجلس المتخصصة، وإعداد مشروعات قرارات اللجان المتخصصة والخاصة.

3- المشاركة في إعداد الدراسات الخاصة بقواعد عمل المجلس واللجان وغيرها من المشروعات ذات العلاقة بعمل الإدارة.

4- إعداد خطة سنوية لنشاطات الأمانة العامة والوحدات المرتبطة بها.

5- التنسيق مع الإدارات ذات العلاقة بمجال عمل الامانة المساعدة.

6- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارات التابعة لها  ومقترحات تطويرها .

7- أي مهمات أخرى تكلف بها الأمانة العامة في مجال اختصاصها .

    سكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجان 

* الارتباط التنظيمي  :-

        ترتبط بالأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجان .

* الـهدف العام  :-

توفير الخدمات والأعمال التنسيقية والمكتبية للأمين العام المساعد .

*  الـمـهـمـات :-

1- تحرير الخطابات والمذكرات والتقارير الخاصة بالأمين العام المساعد ، ومتابعة نسخها، وإجراءات تصديرها .

2- تسلم المراسلات والمعاملات الموجهة إلى الأمين المساعد وعرضها عليه وتنفيذ توجيهاته بشأنها .

3- استقبال الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها حسب توجيهاته .

4- التأكد من المعاملات الواردة قبل عرضها على الأمين العام المساعد ، من حيث اكتمال مرفقاتها .

5- تنظيم مواعيد الأمين العام المساعد واجتماعاته ومقابلاته وترتيبها .

6- تنظيم المراسلات الخاصة بالمكتب وحفظ نسخ لما يتطلب الأمر حفظه منها بالطريقة التي يسهل معها استرجعها والاستفادة منها وفق الخطط المعمول بها في أجهزة المجلس .

7- إعداد تقرير سنوي عن أعمال المكتب، وأنشطته ومقترحات تطويره.

8- أي مهمات أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .