إدارة الخدمات العامة
* الارتباط التنظيمي :-
ترتبط بالمديرالعام للشؤون الإدارية والمالية .
* الـهدف العام :-
توفير الخدمات العامة للمجلس.
* الـمـهـمـات :-
- الإشراف على صيانة المبنى ونظافته ، ومحتوياته ، والحدائق، والمواقف، والساحات، والتأكد من توفير مستلزماتها والتنسيق بشأنها مع الجهات المعنية.
- متابعة مستوى الصيانة والنظافة في مبانى المجلس والاتصال بالشركة عند الحاجة.
- تجهيز الاحتياجات والمستلزمات المكتبية للإدارات المختلفة وتوفير الأثاث اللازم للمجلس ( المكاتب وما يرتبط بها ) .
- القيام بمهمات التعقيب للأعضاء وكبار المسؤولين في المجلس لدى الجهات الأخرى خارج المجلس ، عندما يطلب منها ذلك .
- استكمال إجراءات استخراج التصاريح اللازمة لدخول ضيوف أو زوار للمجلس.
- تحديد احتياجات المجلس من الصحف والمجلات ، وإعداد خطة توزيعها على المسؤولين والإدارات.
- تأمين سائقين وسيارات لأداء المهمات الرسمية التي يتطلبها العمل في المجلس .
- الإشراف على السائقين والتأكد من حسن استخدامهم للسيارات وصيانتها وإصلاحها طبقاً لبرامج الصيانة الموضوعة .
- مع مراعاة التعليمات الصادرة ، تحتفظ الإدارة بسجلات وبطاقات تثبت فيها المعلومات التالية :
أ - السيارات المملوكة للمجلس من حيث النوع والطراز، والمواصفات.
ب - أسماء السائقين الذين يعهد إليهم قيادة السيارات وتاريخ العهد وانتهائها .
ج - تحديد المأموريات الداخلية للسيارات وبدايتها ونهايتها .
د - أذونات صرف المحروقات والزيوت .
هـ- حالات إصلاح السيارات .
و - أي معلومات أخرى تكفل حسن استخدام السيارات ومتابعة صيانتها .
- استلام الأحبار وقطع الغيار الخاصة بآلات التصوير وأجهزة الفاكس ومتابعة تنفيذ العقد مع المتعهد.
- إعداد المواصفات الخاصة بأجهزة السنترال والهواتف وآلات التصوير وأجهزة الفاكس.
- القيام بأعمال الناوبة داخل مبنى مجلس الشورى، وتنظيم دخول الموظفين خارج أوقات الدوام وأثناء الإجازات الرسمية.
- المشاركة في تهيئة قاعات الاجتماعات مع الإدارات ذات العلاقة.
- التنسيق والمتابعة مع الحرس الملكي فيما يتعلق بحراسة مبنى المجلس.
- الإشراف على الخدمات الهاتفية للمجلس .
- التنسيق مع الإدارات المعنية فيما يتعلق بالإعداد لحفلات المجلس ، وتهيئة ما يطلب منها فيما يتعلق باختصاصاتها.
- تأمين البوفيه الأسبوعي للمجلس، ولجانه، وكذلك لضيوف المجلس عندما يطلب منها ذلك، والإشراف على بوفيه الموظفين داخل المبنى الرئيسي.
- توفير خدمة القهوة والشاي لضيوف المجلس ولجانه .
- إعداد خطة سنوية لنشاطات الإدارة.
- التنسيق مع الإدارات ذات العلاقة بمجال عمل الإدارة.
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارة، وأنشطتها ومقترحات تطويرها.
- أي مهمات أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
