مكتب شعبة العلاقات البرلمانيةإدارة الاتحادات والمنتديات البرلمانية
إدارة لجان الصداقة البرلمانية
إدارة أعمال الشعبة البرلمانية
* الارتباط التنظيمي :-ترتبط برئيس المجلس .
* الـهدف العام :-تقديم الخدمات اللازمة لأعمال الشعبة البرلمانية، واقتراح سبل تنمية علاقات الصداقة مع المجالس والبرلمانات والمنظمات.
* الـمـهـمـات :-
- الإشراف على سير العمل في الإدارات المرتبطة بها ومتابعتها ، والتنسيق بينها.
- الإشراف على الخطط والبرامج المتعلقة بعمل الإدارات المرتبطة بها.
- العمل على تكامل المناشط البرلمانية ذات الصلة بعمل الإدارات التابعة لها.
- الإشراف على إعداد التقرير السنوي لشعبة العلاقات البرلمانية.
- الإشراف على الإعداد والرصد للمناشط البرلمانية ذات الصلة بعمل الإدارات التابعة لها.
- الإشراف على إعداد التقارير البرلمانية ذات الصلة بعمل الإدارات التابعة لها.
- الإشراف على التحضير والإعداد لاجتماعات الجمعية العمومية واللجنة التنفيذية لشعبة العلاقات البرلمانية.
- متابعة إعداد قاعدة معلومات لمتطلبات عمل الإدارة العامة لمكتب شعبة العلاقات البرلمانية وتحديثها.
- إعداد خطة سنوية لنشاطات المكتب والوحدات المرتبطة به.
- التنسيق مع إدارات المجلس ذات العلاقة بأعمال المكتب .
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال المكتب وأنشطته ، ومقترحات تطويرها والإدارات التابعة له.
- أي مهمات أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
إدارة الاتحادات والمنتديات البرلمانية * الارتباط التنظيمي :-ترتبط بمكتب شعبة العلاقات البرلمانية.
* الـهدف العام :-التحضير لمشاركات المجلس في أنشطة الاتحادات والمنتديات البرلمانية ومتابعة اعمالها.
* الـمـهـمـات :-
- استكمال إجراءات انضمام المجلس للاتحادات والهيئات البرلمانية الدولية والقارية والإقليمية.
- إعداد الدراسات والاستشارات الخاصة بأنظمة ولوائح الاتحادات والمنتديات البرلمانية.
- تكوين ملفات خاصة بأنظمة الاتحادات البرلمانية ولوائحها وما يطرأ عليها من تعديلات.
- استقبال الوثائق والقرارات والتوصيات الصادرة من الاتحادات ودراستها وإكمال الإجراءات المطلوبة حيالها.
- إعداد التقارير والخطابات الخاصة بمشاركة المجلس في مناشط الاتحادات والمنتديات البرلمانية.
- إعداد مشروعات كلمات وفود المجلس في اجتماعات الاتحادات والمنتديات البرلمانية وندواتها.
- إعداد مشروعات أوراق العمل والمداخلات التي ستقدم خلال اجتماعات الاتحادات والمنتديات البرلمانية وندواتها.
- متابعة مناشط الاتحادات ، وتوفير أساليب الاتصال مع الأمانات العامة للاتحادات.
- مرافقة وفود الاتحادات الزائرة للمجلس، وإعداد التقرير المفصلة عن الزيارة.
- إعداد خطة سنوية لنشاطات الإدارة.
- التنسيق مع إدارات المجلس ذات العلاقة بأعمال الإدارة .
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارة وأنشطتها، ومقترحات تطويرها.
- أي مهمات أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
إدارة لجان الصداقة البرلمانية
* الارتباط التنظيمي :-ترتبط بمكتب شعبة العلاقات البرلمانية.
* الـهدف العام :-
الإعداد والتحضير لأعمال لجان الصداقة وتطويرها، ومتابعة أعمالها.
* الـمـهـمـات :-
- استكمال إجراءات تكوين لجان الصداقة وتقسيم أعضاء الشعبة عليها.
- إعداد الدراسات والاستشارات الخاصة بكيفية تفعيل أداء لجان الصداقة تمهيداً لرفعها للجنة التنفيذية.
- إعداد مشروع خطة العمل الخاصة بلجان الصداقة.
- إعداد خطابات الدعوة ذات الصلة بأنشطة لجان الصداقة.
- الإعداد والتحضير لاجتماعات لجان الصداقة بشعبة العلاقات البرلمانية.
- حضور اجتماعات لجان الصداقة وإعداد محاضرها وما ينبثق عنها من توصيات تمهيداً لرفعها لمعالي رئيس المجلس.
- فتح ملف لكل لجنة صداقة بالمجلس يتضمن جميع المعلومات الواردة عن اللجان الصديقة.
- استقبال الوثائق الخاصة بلجان الصداقة وإكمال الإجراءات المطلوبة حيالها.
- مرافقة وفود لجان الصداقة في الزيارات الخارجية ، وإعداد التقارير الخاصة بذلك تمهيداً لرفعها للمقام السامي.
- رصد المستجدات التي تطرأ على مناشط لجان الصداقة ومتابعتها.
- مرافقة وفود وأعضاء لجان الصداقة الزائرة للمجلس وإعداد التقارير المفصلة عنها.
- إعداد مشروعات البيانات الصحفية المشتركة الخاصة بزيارات لجان الصداقة.
- الإعداد والتحضير لرصد اجتماعات رئيس المجلس برؤساء لجان الصداقة ، وإعداد التقارير الخاصة بذلك.
- متابعة المستجدات السياسية والاقتصادية والثقافية ذات الصلة بالدول الممثلة بلجان الصدااقة وإعداد الدراسات بشأن ذلك.
- إعداد مشروعات الكلمات التي سيلقيها أعضاء المجلس في اجتماعات لجان الصداقة.
- إعداد خطة سنوية لنشاطات الإدارة.
- التنسيق من خلال المكتب مع إدارات المجلس ذات العلاقة بأعمال الإدارة .
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارة وأنشطتها، ومقترحات تطويرها.
- أي مهمات أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
إدارة أعمال الشعبة البرلمانية * الارتباط التنظيمي :-ترتبط بمكتب شعبة العلاقات البرلمانية.
* الـهدف العام :-
القيام بأعمال سكرتارية شعبة العلاقات البرلمانية.
* الـمـهـمـات :-
- استكمال إجراءات تكوين شعبة العلاقات البرلمانية .
- الإعداد والتحضير لاجتماعات الجمعية العمومية لشعبة العلاقات البرلمانية، ولجنتها التنفيذية .
- إعداد محاضر وقرارات الجمعية العمومية واللجنة التنفيذية.
- إعداد مشروع التقرير السنوي لشعبة العلاقات البرلمانية.
- إعداد ملفات زيارات رئيس المجلس.
- إعداد ملفات الوفود والشخصيات الدبلوماسية والبرلمانية الزائرة للمجلس.
- جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بأنشطة المكتب.
- إعداد الدراسات ذات الصلة بالقواعد واللوائح الخاصة بشعبة العلاقات البرلمانية.
- تحديد أعضاء وفود الشعبة في المناشط الخارجية وفق الآلية المنصوص عليها في قواعد عمل شعبة العلاقات البرلمانية.
- متابعة موقع الشعبة الإلكتروني وتحديثه .
- حصر ومتابعة مشاركات أعضاء شعبة العلاقات البرلمانية بمناشط الشعبة.
- تقديم إحصائيات دورية عن مشاركات أعضاء الشعبة.
- أرشفة الملفات والتقارير الخاصة بالمكتب.
- إعداد خطة سنوية لنشاطات الإدارة.
- التنسيق من خلال المكتب مع إدارات المجلس فيما يتعلق بأعمال الإدارة .
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارة ، ومقترحات تطويرها.
- أي مهمات أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها .
