إدارة تنظيم الجلسات والاجتماعات
* الارتباط التنظيمي :-
ترتبط بالادارة العامة لشؤون الجلسات.
* الـهدف العام :-
تهيئة الجلسات والاجتماعات وتوفير متطلباتها وتنظيمها .
* الـمـهـمـات :-
- إبلاغ الأعضاء بمواعيد جلسات المجلس والهيئة العامة، وتزويدهم بنسخ من جداول الأعمال والتقارير والدراسات، وأي وثائق أخرى يلزم توزيعها عليهم.
- تهيئة قاعة جلسات المجلس والهيئة العامة وتجهيزها بكل ما تحتاجه من مستلزمات.
- إعداد الدعوات لمنسوبي الأجهزة المختصة لحضور مناقشات المجلس للموضوعات المتعلقة بهذه الجهات والتنسيق في ذلك مع الإدارات ذات العلاقة في المجلس.
- تهيئة القاعات بكل ما تحتاجه من مستلزمات لجميع الاجتماعات التي تعقد في المجلس بالتنسيق مع الإدارات ذا ت العلاقة.
- متابعة توفير المعلومات اللازمة عن جدول أعمال الجلسة في نظام التصويت داخل القاعة.
- إعداد ما يلزم من بيانات بشأن حضور الأعضاء لجلسات المجلس.
- تسلم التوصيات الإضافية ، وتوزيعها على أعضاء المجلس، ورصد ما تم بشأنها.
- القيام بالأعمال المساندة أثناء جلسات المجلس داخل قاعة الجلسة.
- إعداد خطة سنوية لنشاطات الإدارة.
- التنسيق من خلال الإدارة العامة مع إدارات المجلس ذات العلاقة بأعمال الإدارة .
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارة، وأنشطتها ومقترحات تطويرها .
- أي مهمات أخرى تكلف بها الإدارة في مجال اختصاصها.
