الأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجانسكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجان
* الارتباط التنظيمي :-
ترتبط بالأمين العام
* الـهدف العام :-
الإشراف على تهيئة اجتماعات لجان المجلس المتخصصة والخاصة والمشتركة وتوفير الخدمات الإدارية والفنية والأعمال التنسيقية التي تحتاج إليها.
* الـمـهـمـات :-
- الإشراف على إدارات أعمال اللجان وموظفي الأمانة المساعدة والتنسيق بينهم، ومتابعتهم لتأكد من سلامة أدائهم لمهماتهم، والعمل على تطوير أدائهم.
- القيام بالإجراءات الإدارية لتكوين السنوي للجان المجلس المتخصصة، وإعداد مشروعات قرارات اللجان المتخصصة والخاصة.
- المشاركة في إعداد الدراسات الخاصة بقواعد عمل المجلس واللجان وغيرها من المشروعات ذات العلاقة بعمل الإدارة.
- إعداد خطة سنوية لنشاطات الأمانة العامة والوحدات المرتبطة بها.
- التنسيق مع الإدارات ذات العلاقة بمجال عمل الامانة المساعدة.
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الإدارات التابعة لها ومقترحات تطويرها .
- أي مهمات أخرى تكلف بها الأمانة العامة في مجال اختصاصها .
سكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجان
* الارتباط التنظيمي :-
ترتبط بالأمانة العامة المساعدة لشؤون اللجان .
* الـهدف العام :-توفير الخدمات والأعمال التنسيقية والمكتبية للأمين العام المساعد .
* الـمـهـمـات :-
- تحرير الخطابات والمذكرات والتقارير الخاصة بالأمين العام المساعد ، ومتابعة نسخها، وإجراءات تصديرها .
- تسلم المراسلات والمعاملات الموجهة إلى الأمين المساعد وعرضها عليه وتنفيذ توجيهاته بشأنها .
- استقبال الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها حسب توجيهاته .
- التأكد من المعاملات الواردة قبل عرضها على الأمين العام المساعد ، من حيث اكتمال مرفقاتها .
- تنظيم مواعيد الأمين العام المساعد واجتماعاته ومقابلاته وترتيبها .
- تنظيم المراسلات الخاصة بالمكتب وحفظ نسخ لما يتطلب الأمر حفظه منها بالطريقة التي يسهل معها استرجعها والاستفادة منها وفق الخطط المعمول بها في أجهزة المجلس .
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال المكتب، وأنشطته ومقترحات تطويره.
- أي مهمات أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .
