الأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلساتسكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلساتالإدارة العامة لشؤون الجلسات
* الارتباط التنظيمي :-
ترتبط بالأمين العام .
* الـهدف العام :-
الإشراف على التهيئة لجلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة وتوفير متطلباتها وتوثيقها .
* الـمـهـمـات :-
- الإشراف على سير العمل في الإدارات المرتبطة بها ومتابعته ، والتنسيق بينها .
- أعداد مشروعات جداول أعمال جلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة، وتجهيز مرفقاتها وما يرتبط بها.
- توثيق المعاملات الفنية للمجلس، وتنظيم تداولها وحفظها.
- الإشتراك في إعداد الدراسات الخاصة بقواعد عمل المجلس ولجانه وغيرها من المشروعات ذات العلاقة بعمل الإدارة.
- الإشراف على إعداد خطة سنوية لنشاطات الامانة العامة المساعدة والوحدات المرتبطة بها.
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال الامانة المساعدة والإدارات التابعة لها.
- أي مهمات أخرى تكلف بها الأمانة العامة في مجال اختصاصها.
سكرتارية الأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات * الارتباط التنظيمي :-
ترتبط بالأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات.
* الـهدف العام :-
توفير الخدمات والأعمال التنسيقية والمكتبية للأمين العام المساعد .
* الـمـهـمـات :-
- تحرير الخطابات والمذكرات والتقارير الخاصة بالأمين العام المساعد ، ومتابعة نسخها، وإجراءات تصديرها .
- تسلم المراسلات والمعاملات الموجهة إلى الأمين المساعد وعرضها عليه وتنفيذ توجيهاته بشأنها .
- استقبال الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها حسب توجيهاته .
- التأكد من المعاملات الواردة قبل عرضها على الأمين العام المساعد ، من حيث اكتمال مرفقاتها .
- تنظيم مواعيد الأمين العام المساعد واجتماعاته ومقابلاته وترتيبها .
- تنظيم المراسلات الخاصة بالمكتب وحفظ نسخ لما يتطلب الأمر حفظه منها بالطريقة التي يسهل معها استرجعها والاستفادة منها وفق الخطط المعمول بها في أجهزة المجلس .
- إعداد تقرير سنوي عن أعمال المكتب، وأنشطته ومقترحات تطويره.
- أي مهمات أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه .
الإدارة العامة لشؤون الجلسات * الارتباط التنظيمي :-
ترتبط بالأمانة العامة المساعدة لشؤون الجلسات.
* الـهدف العام :-
التهيئة لجلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة وتوفير متطلباتها وتوثيقها .
* الـمـهـمـات :-
- الاشراف على إعداد محاضر جلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة ومشروعات قرارتها .
- الاشراف على إعداد مشروعات جداول أعمال جلسات المجلس واجتماعات الهيئة العامة، وتجهيز مرفقاتها وما يرتبط بها.
- الإشراف على توفير الوسائل السمعية والبصرية اللازمة لعمل المجلس وأجهزته وتشغيلها، وكذا أجهزة تصوير الأوراق ومايرتبط بها.
- توثيق المعاملات الفنية للمجلس، وتنظيم تداولها وحفظها.
- التنسيق مع الإدارات المعنية في مجال الأعمال امتعلقة بها.
- أي مهمات أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.
